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    Effizienzsteigerung in der Organisation

    Von Michael Meyer,
    GC Graphic Consult

    Gute Organisationen sind keine statischen Systeme, sie reagieren auf neue Anforderungen und passen sich an. Sie implementieren neue technische Arbeitsmittel ebenso wie veränderte Kundenanforderungen. Oft bewirken auch "Störungen" eine Anpassung der Organisation. Auf diese Weise entsteht eine gewisse Stabilität.

    Etwas sehr Wichtiges geschieht jedoch nicht – die Organisation wird nicht effizienter. Im Gegenteil, die Prozesse wachsen und werden komplexer. Je komplexer sie sind, umso schwieriger wird es, sie zu optimieren. "Schleifen", zusätzliche Kontroll- und Arbeitsschritte wurden meist aus gutem Grund eingeführt. Sie gehören zu einem gewachsenen System, das man nicht ohne Risiko zerschlagen und neu zusammensetzen kann.

    Wie Sie den Weg einer erfolgreichen Prozessoptimierung gestalten können, möchten wir Ihnen hier kurz darstellen.

    Ein Praxisbeispiel

    Effizienzsteigerungen in der Organisation können sehr lohnend sein. Folgendes Praxisbeispiel – die Optimierung eines Formherstellungsprozesses in einer Bogendruckerei – zeigt ein jährliches Einsparpotenzial, das über die Reduzierung von Druckplattenkosten erzielt werden konnte.

    Um eine entsprechende Ergebnisverbesserung über Umsatzsteigerung zu erzielen, wäre bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent eine Umsatzsteigerung von fast vier Millionen Euro erforderlich.

    Chart Effizienzsteigerung Einsparungen


    Der Weg zu mehr Effizienz

    1. Definieren Sie ein Ziel

    Betrachten Sie beispielsweise einen regelmäßig kommenden umsatzstarken Auftrag, der ein schlechtes Ergebnis aufweist. Setzen Sie sich zum Beispiel das Ziel, mit diesem Auftrag künftig eine Umsatzrendite von fünf Prozent zu erreichen.

    2. Analysieren Sie den Arbeitsprozess detailliert

    Beziehen Sie dabei Ihre Mitarbeiter mit ein

    3. Identifizieren Sie gemeinsam Schwachpunkte im Prozess

    Beispiele: Sehr hohe Anzahl von Arbeitsschritten; hohe Anzahl von Übergaben von einem Mitarbeiter zum anderen (Übergabequote = Anzahl Übergabeschritte / Gesamtzahl der Arbeitsschritte); Verhältnis Administrationsaufwand zu Produktions-, Kontroll- und Prüfaufwand.

    4. Definieren Sie einen idealen Ablauf

    Schrecken Sie nicht vor Veränderungen in der Aufbauorganisation zurück. Im Besonderen lohnt es sich, die bestehende Arbeitsteilung in Frage zu stellen. Nehmen Sie Hindernisse, wie zum Beispiel mangelnde Qualifikation, fehlende technische Ausstattung oder räumliche Probleme zwar schriftlich auf – beachten Sie diese Restriktionen bei der Planung des idealen Ablaufes aber zunächst nicht.

    5. Schätzen Sie gemeinsam das Potenzial

    (z. B. Prozessverkürzung) und rechnen Sie den Effekt auf ein Jahr hoch.

    6. Bewerten Sie die in Schritt 4. festgehaltenen Restriktionen
    Sehen Sie diese Restriktionen als zu lösende Aufgaben an.

    7. Setzen Sie die verabschiedeten Veränderungen zügig um!

    Michael Meyer

    Senior Management Consultant der GC Graphic Consult, Unterschleißheim / München

    Beratungsschwerpunkte: Technologie und Innovation, Medienstrategieentwicklung, Organisationsoptimierung, Prozessoptimierung, Workflow-Management, Management auf Zeit, Branchensoftware
    Internet: GC-online.de

     

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