Organisation: Branchensoftware-Auswahl für Druckereien

Von Michael Meyer,
GC Graphic Consult

Wichtige und vor allem richtige Management-Informationen sind ein zentraler Erfolgsfaktor zur Steuerung von Unternehmen der Druckindustrie.

Bei den Branchensoftware-Paketen handelt es sich um Systeme, die im weitesten Sinn das interne Rechnungswesen, also die kaufmännischen Prozesse der Kosten- und Leistungsrechnung, der Sachbearbeitung, der Disposition und der Materialwirtschaft abbilden. Diese Systeme haben Verknüpfungen und Schnittstellen zu den reinen finanzbuchhalterischen Programmen, die die Basis für das so genannte externe Rechnungswesens darstellen.

Vor der Investition in eine neue Branchensoftware gilt es, verschiedene Kriterien zu beachten, die aus unserer Erfahrung – vor dem Investitions- und Auswahlprozess – häufig nicht ausreichend beachtet werden. Aus unserer Sicht ergeben sich drei wesentliche Themenbereiche, die es im Vorfeld zu klären gilt:

1. Das passende Produkt für das Unternehmen finden

• Das neue System sollte mehr als nur ein Kalkulationssystem sein. Es muss den Anspruch eines modernen MIS (Management-Informationssystem) erfüllen.
• Es passt für den Produktbereich des Unternehmens (Bogen, Rolle, Etikett, Endlos etc.).
• Das neue System ist für die Betriebsgröße geeignet.
• Es ist auf Basis modernster Technologie entwickelt und bindet Standards wie MS Office ein. Ebenso muss es flexibel parametrisierbar sein, so dass es den eigenen Anforderungen angepasst werden kann. JDF und JMF sollten bereits Standardanforderungen sein.
• Zukunftsorientierte Funktionen sind sinnvoll und müssen integriert sein (z. B. Verkaufsunterstützung, Dokumentenmanagement, CRM, JDF-Integration, elektronische Plantafel).
• Für die gestellten Anforderungen gibt es mindestens drei Referenzen. Die Referenz-Unternehmen sollten eine vergleichbare Größe, eine ähnliche Ausrichtung beziehungsweise ein vergleichbares Produkt-Portfolio / Leistungen haben.

2. Den "richtigen" Partner finden

• Der Systempartner sollte innerhalb der Branche über eine bestimmte Reputation und erforderliche Solidität verfügen.
• Die "chemischen Komponenten" der möglichen Zusammenarbeit – speziell mit den künftigen Ansprechpartnern – sind sehr wichtig. Daher ist es immer empfehlenswert, neben den Vertriebsmitarbeitern auch im Vorfeld schon die künftigen Systembetreuer etc. zu kennen.

3. Erforderliche Veränderungen im eigenen Unternehmen zu analysieren und umzusetzen

• Eine Branchensoftware einzuführen ist deutlich mehr als Software zu kaufen, zu installieren und dann mit ihr zu arbeiten. Ein solches Investitionsvorhaben kann – je nach Struktur und gegebener Ist-Situation des eigenen Unternehmens – einen erheblichen Reorganisationsprozess auslösen. Dieser Faktor ist auf keinen Fall zu unterschätzen, da mögliche Folgekosten aufgrund einer unzureichenden Organisation immens hoch sein können und schnell ein Mehrfaches von der eigentlichen Investitionssumme verschlingen können.
• Wesentlich ist, in den Auswahlprozess die eigenen Mitarbeiter (User, Branchen- und IT-Spezialisten etc.) frühzeitig mit einzubinden, um eine gemeinsame unternehmensinterne Entscheidungsfindung herbeizuführen.
• Qualifizierte, auf den konkreten Bedarf strukturierte Schulungen sind eine sehr gute Investition. Viele Bereiche oder Module existierender Installationen werden unserer Meinung nach nicht oder nicht entsprechend "richtig" genutzt, da die Anwender häufig keine ausreichenden Kenntnisse über die bestehenden Systeme haben.